Министерство по налогам и сборам напомнило организациям, что расходы на хозяйственные нужды необходимо подтверждать документально. В противном случае неотчитавшиеся суммы могут быть признаны доходом физических лиц. Это влечёт за собой доначисление подоходного налога, который компания обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет. Ведомство обратилось к бизнесу с соответствующим разъяснением, подчеркнув, что использование наличных в предпринимательской деятельности не запрещено, но требует аккуратного оформления.
Как трактуются неотчитанные наличные
В МНС пояснили, что потребность бизнеса в наличных средствах для приобретения товаров или оплаты хозяйственных нужд вполне допустима. Однако каждое расходование денег должно быть оформлено первичными документами. Такие документы подтверждают, что средства использованы на производственные или хозяйственные цели, а не попали в распоряжение работников или иных физических лиц. Если подтверждения нет, суммы, оставшиеся у этих лиц, рассматриваются как их доход. В этой ситуации субъект хозяйствования обязан исчислить подоходный налог, удержать его из выплат и перечислить в бюджет.
На практике это означает, что организация должна хранить все документы, связанные с движением наличных. Чем полнее пакет первичных документов, тем меньше вопросов возникает у налоговой инспекции.
Проверка в Столбцовском районе
Пример из практики касается организации из Столбцовского района. Предприятие занимается переработкой и консервированием овощей и фруктов. Во время камеральной проверки налоговая инспекция установила, что за три года эта организация сняла с расчётного счёта свыше 850 тысяч рублей на хозяйственные расходы. Инспекция направила компании уведомление с предложением представить документы, подтверждающие использование наличных в предпринимательской деятельности. В уведомлении также содержалось предупреждение: если таких документов нет, организации придётся самостоятельно исчислить и уплатить подоходный налог с сумм, оставшихся в распоряжении физлиц.
В ответ на запрос предприятие представило необходимые документы. Однако в ходе проверки инспекторы выяснили, что сведения в этих документах не соответствуют действительности. Об этом организацию уведомили дополнительно. После этого компания представила уточнённые декларации налогового агента по подоходному налогу с физических лиц. В результате сумма налога, подлежащая перечислению в бюджет, выросла на 228,3 тысячи рублей. Начисление произошло после того, как были выявлены недостоверные сведения.
МНС советует сохранять документы
В Министерстве по налогам и сборам подчеркнули, что организациям следует своевременно оформлять и хранить документы, подтверждающие расходование наличных средств на нужды бизнеса. Это позволит избежать признания таких сумм доходом физлиц, налоговых доначислений и дополнительных финансовых рисков. Речь идёт о первичных документах. Их сохранность важна как для повседневного учёта, так и для возможных налоговых проверок.
Налоговые органы обращают внимание: даже при фактическом расходовании средств отсутствие документального подтверждения может привести к негативным последствиям. Поэтому каждая операция с наличными должна быть обеспечена надлежащим оформлением. Это касается не только крупных сумм, но и небольших хозяйственных расходов.